AdiMPS

Aku mau coba share sesuatu yang berkaitan dengan piutang.. sekalian menganalisis apa yang telah aku lakukan di accounting bagian piutang (selama ini aku gak sadar apa ja yang telah aku lakuin, aku cuma mengikuti komando aja). ha"

Disini sumber piutang dibedakan menjadi 2 :

1. Piutang Kerja Sama dengan Perusahaan atau dengan pihak Asuransi : Piutang yang muncul dari tagihan Rawat JALAN dan Rawat INAP. 

Tagihan piutang ini adalah hutang perusahaan atau pihak asuransi kepada RS (Rumah Sakit) karena karyawan perusahaan menggunakan jasa kesehatan RS. Dimana karyawan tersebut dibebankan biaya jasa kesehatan tapi karyawan tersebut melunasi biaya tersebut menggunakan jasa asuransi atau jasa perusahaan yang telah ikut program kerja sama dengan rumah sakit.

Kemudian pihak RS membuatkan bill (yang berisikan kwitansi, invoice, form rawat jalan/rawat inap, hasil lab, dll tentang pasien). Bill tersebut nantinya akan digunakan sebagai bukti pendukung untuk dibuatkan INVOICE baru yang akan ditagihkan ke pihak asuransi dan perusahaan. Bill tersebut dibuatkan rekap dan disimpan RS selama setengah bulan (tgl 1-15) lalu tiap tanggal 15, bill dan rekapannya dikirim ke bagian piutang untuk dilakukan pengecekan bill dan kesesuaian dengan rekap, pengecekan bill tersebut prosedurnya sbb:

• Pada Kwitansi dilakukan pencocokan Nama Pasien, Tanggal Berobat, Nominal/Tagihan yang dikenakan ke pasien/ke perusahaan, apakah hal tersebut sudah sesuai dengan hasil rekap di excel.
• Pada Invoice dilihat layanan apa saja yang dilakukan oleh pasien, seperti Pemeriksaan, Obat-obatan, Laboratorium, Rontogen, USG, dll. Dalam layanan tersebut ada layanan yang harus ada dokumen pendukungnya seperti Laboratorium, Rontogen dan USG (karena hal ini berkaitan dengan CLAIM). Setelah melihat layanan tersebut harus dicek apakah dokumen pendukung Laboratorium, Rontogen dan USG sudah ada.
• Pada Data Pendukung harus ada dokumen FORM KLAIM (form ini berisi hasil diagnosa dan tanda tangan dokter) dan juga terkadang ada juga yang berisi STRUCK GESEK (bergantung kebijakan perusahaan) disini harus dicek apakah nominal yang tertera di struck gesek sudah sesuai dengan Kwitansi dan Rekap excel.

Tunggu dulu yah aku lupa lanjutannya yang ini.  aku juga masih bingung yang mana dokumen Asuransi Premi dan yang mana Asuransi Kerja Sama. ha"

2. Piutang Premi
Premi adalah iuran yang dibayarkan (asuransi dibayar dimuka) perusahaan kepada RS (rumah sakit) untuk jaminan kesehatan.

Prosedurnya sbb :

• Menerima rincian tagihan premi dari marketing.
• Masukan data rincian tersebut ke sistem melalui Transaksi > Faktur Pejualan > New Data kemudian input data :
• Perusahaan (Pencarian Kode Perusahaan)
• Kelas (Kelas I, II, VIP), Jumlah pasien, Biaya yang dibebankan dan Kode rekening
• Input Juga jika terjadi Penambahan Iuran/Biaya, Pengurangan Iuran, dan Iuran yang tertunggak dari bulan" sebelumnya
• Kemudian  pilih Type > Piutang Premi
• Lalu Save (cocokan apakah jumlah yang diinput tadi sudah sesuai dengan jumlah rincian yang diterima, jika tidak cocok, coba cek nominal yang di input mungkin salah input atau kurang menambahkan Iuran Tambahan, dll. Jika terjadi kesalahan seperti itu maka CANCEL lah transaksi tersebut dan input ulang lagi transaksinya).
• Sekarang waktunya mencetak invoce, pilih Transaksi > Invoice > New Data > Cari Kode Perusahaan > Select Perusahaan 
• Pilih Search Transaksi > centang transaksi Faktur yang di input tadi > ok
• Lalu tambahkan Note untuk transaksi tersebut (contoh Tagihan Iuran Premi untuk bulan September 2013)
• Lalu Save > Lalu Print 2 lembar (coba dicek juga apa udah cucok).

Selanjutnya setelah premi dicetak 2 lembar berikutnya pengiriman Tagihan Premi tersebut, sebelum mengirim tagihan premi, kita harus menentukan dulu perusahaan mana yang dikirim menggunakan email dan perusahaan mana yang dikirim menggunakan kurir, hal ini dapat dilakuakan dengan membuka film excel LIST PENGIRIMAN untuk perusahaan. disana kita search nama perusahaan nya dan kita bisa tahu perusahaan mana yang dikirim via email atau kurir. Setelah tahu kita kelompokan antara email dan kurir lalu kita buat file EKSPEDISI/rekapan perusahaan yang dikirim via email dan kurir.

 prosedurn selanjutnya sbb:

• Premi tersebut dicetak 2 lembar > 1 lembahnya dijepret dengan rincian yang nanti digunakan sebagai rekap dan lagi 1  nanti akan dikirim via email atau via kurir.
• Sebelum dikirim Tagihan Premi tersebut di cap dan ditantangani oleh pejabat yang bersangkutan.
• Lalu penempelan/pencetakan alamat perusahaan yang dituju pada amplop (jika dikirim via kurir) dan Tagihan Premi dimasukan pada amplop dan siap dikirim.
• Jika pengiriman menggunakan email, maka Tagihan itu harus dicetak ulang dalam bentuk softcopy pdf dan diedit untuk dimasukan ttd yang bersangkutan. Lalu dikirim via mail fasilitas mail microsof outlok, setelah softcopy mail terkirim tagihan yang dicetak 2 lembar itu 1 lembar untuk arsip dan 1 lembar untuk diberikan ke bagian lain. (kalo untuk kurir tidak perlu memberikan ke bagian lain, karena 1 lembar dipakai untuk dikirim kurir).

*. Piutang Premi Kelebihan Plafon (Premi tidak mencukupi)

Jaminan Premi              : Rp. 1.000.000
Total                            : Rp  1.500.000

.................Wahahahaa MASIH ADA LAGI.. BENTAR YAH AKU MENGINGAT DULU ...............