Tips Akuntan

1. Hati-hati, Jangan Salah Ketik Tahun

Ini jenis kesalahaan lumrah dan khas terjadi di awal tahun: salah input tahun. Kesalahan ini bisa terjadi di berbagai jenis aktivitas: dalam komunikasi email, dalam PO, dalam SO, surat yang dikirimkan ke supplier/pelanggan, dalam laporan, dan input data keuangan ke dalam system. Tanggal dan bulannya sudah benar, namun tahunnya masih 2012.

Sepanjang karir saya, entah mengapa, kesalahan ini masih tetap berulang, terutama di minggu-minggu pertama tahun baru. Saya tidak tahu mengapa demikian.

Untuk sementara saya menduga karena selama 365 hari kita memasukan angka tahun yang sama (2012 misalnya) secara terus-menerus. Jika dihitung-hitung berapa kali kita (akuntan atau pegawai accounting) memasukan angka tahun dalam sehari? 5 atau 50 atau 500 kali? Kalikan angka tersebut dengan 365. Frekwensi dan intensitasnya, tinggi.

Aktivitas yang dilakukan secara konstan sepanjang waktu, dengan frekwensi dan intensitas yang tinggi, sudah pasti menimbulkan reflek. Sehingga tanpa diperintah otak, jari sudah memasukan angka 2012, di luar kendali kita, padahal ini sudah tahun 2013.

Mungkin sebagian orang menganggap spele, tetapi buat saya pribadi ini hal yang sangat serius. Bayangkan, misalnya:

Seorang Accounts Receivable Accountant mengirimkan surat tagihan kepada pelanggan di luar negeri sana, dengan tanggal jatuh tempo yang benar namun tahunnya salah. Apa yang akan terjadi?

• Pertama, pelanggan menunda pembayaran karena masih perlu mengirimkan surat atau email balik untuk mengkonfirmasikan tanggal. Dalam case yang lebih serius, mungkin pelanggan pikir itu tagihan lama (tahun lalu) yang baru sampai, sehingga diacuhkan, tidak ditanggapi berhari-hari, setidaknya sampai si A/R accountant mengirimkan surat kembali. Berapa hari yangs udah terbuang?
• Kedua, jika urusan tanggal dan tahun saja sudah tidak reliable, apakah pelanggan bisa mempercayai angka-angka uang yang ada di dalam invoice (tagihan)? Saya meragukannya.

“Kan bisa jelaskan itu cuma salah ketik tanggal jatuh tempo, masa pelanggan tidak mau mengerti”, mungkin ada yang berpikir seperti itu. Rata-rata pelanggan bisa mengerti, tetapi tetap saja menyisakan keraguan mengenai akurasi data-data yang lain, disamping juga menimbulkan kesan tidak profesional.

Itu baru satu pegawai. Bagimana jika dari 200 total pegawai di seluruh departemen, ada 20 orang melakukan kesalahan semacam itu? Bayangkan jika akuntan atau pegawai accounting melakukan kesalahan itu. Sangat merepotkan.

Oleh sebab itu, aktivitas yang saya lakukan pertama kali masuk kantor—setelah tahun baru—adalah mengirimkan email dan sms edaran yang mengingatkan semua staff untuk menyadari kemungkinan salah ketik tahun, terutama staff accounting, keuangan dan pajak.

Saran saya, berhati-hatilah dalam mengetik angka tahun, setidaknya untuk beberapa minggu ini, ingat ini sudah tahun 2013  Dan jika anda kebetulan seorang atasan, mungkin tak ada salahnya membroadcast warning kepada staf mengenai hal ini. Bukankah tindakan preventive selalu diperlukan dan pekerjaan merevisi itu lebih mahal biayanya?

2. Review dan Update Template/Form

Akuntan dan orang accounting pada umumnya banyak bekerja menggunakan template dan form, baik yang digital maupun fisik. Mulai dari invoice, voucher, slip, rekonsiliasi, pajak, dan lain sebagainya.

Template dan form membantu mempercepat pekerjaan orang accounting. Bisa mempercepat proses kerja yang sifatnya konstan dan rutin. Bayangkan jika setiap kali akan menjurnal anda harus membuat layout voucher, atau setiap kali akan menerbitkan invoice anda harus membuat format invoice. Di sinilah fungsi template dan form terlihat.

Tapi apa jadinya jika template dan formnya sudah tidak relevan lagi? Tidak hanya mubazir bahkan bisa membuat pekerjaan menjadi salah. Untuk itu perlu direview secara berkala. Awal tahun baru adalah waktu yang tepat untuk maksud tersebut.

Perhatikan tahun. Template dan form tertentu, baik fisik maupun digital, mungkin disertai tahun (sementara tanggal dan bulan mungkin blank). Jika ada yang pakai tahun, jangan lupa ganti tahunnya. Review semua template dan form satu-persatu, lalu revisi.

Perhatikan juga accounting procedure dan policy. Jika ada perubahan, sudahkah template dan form sesuai dengan procedure dan policy yang baru? Jika belum, update dan sesuaikan.

3. Jangan Lupa Hapus (Write-Off) Biaya-Biaya Yang Diakrualkan

“Biaya diakrualkan” (accrued expenses) yang saya maksudkan dalam hal ini BUKAN “sistem akuntansi akrual lawannya cash-basis” secara umum (misal: penjualan kredit dicatat sebagai penjualan lalu dilawankan piutang), bukan. Bukan itu yang saya maksudkan.

Yang saya maksudkan dengan “Biaya Diakrualkan” adalah: biaya yang nilai nominalnya belum anda ketahui secara pasti, tetapi karena diburu-buru oleh tutup buku, terpaksa anda akui dengan menggunakan estimasi—untuk sementara—dengan melawankan akun biaya diakrualkan (accrued expense).

Misalnya:

Biaya Listrik. Penggunaan listrik bulan Desember 2012 seharusnya anda akui sebagai “Biaya Listrik” di bulan Desember 2012 juga, betul? Sayangnya angka tagihan listrik biasanya baru diketahui setelah tanggal 5 bulan berikutnya, berarti sekitar tanggal 6 Januari 2013.

Di satu sisi anda harus tutup buku, artinya biaya listrik Desember 2012 sudah harus anda akui selambat-lambatnya tanggal 31 Desember 2012. Di sisi lainnya anda belum tahu angka biaya listrik yang pasti, sehingga terpaksa anda mengakui biaya listrik bulan Desember dengan angka kira-kira (biasanya pakai angka bulan sebelumnya), Rp 5,000,000 misalnya.

Karena belum ada angka pasti, maka anda belum bisa mengakui “Utang – PLN”. Dalam kondisi seperti ini, prinsip yang berlaku (dalam pekerjaan yang sesungguhnya) adalah: BIAYA boleh diestimasi namun KEWAJIBAN kepada pihak lain, TIDAK BOLEH. Solusinya: sebagai pengganti akun “Utang”, anda menggunakan akun “Biaya Listrik Diakrualkan” (Accrued Electricity Expense). Dengan demikian maka anda memasukan jurnal berikut ini pada tanggal 30 Desember 2012:

[Debit]. Biaya Listrik = Rp 5,000,000

[Kredit]. Biaya Listrik Diakrualkan = Rp 5,000,000

Note:

“Biaya listrik” masuk ke Laporan Laba Rugi, sedangkan “Biaya Listrik Diakrualkan” masuk ke Laporan Posisi Keuangan (Neraca)—tepatnya di kelompok “Liabilitas Jangka Pendek”—untuk tahun buku 2012.

Pada saat tutup buku 31 Desember 2012, saldo akun “Biaya Listrik” di tutup ke akun “Laba Rugi”. Sedangkan saldo akun “Biaya Listrik Diakrualkan” untuk sementara tetap ngendon di Neraca.

Saat angka nominal tagihan listrik sudah diketahui (tanggal 5 atau 6 Januari 2013 misalnya), katakanlah Rp 5,500,000 sebagai contoh, akun “Biaya Listrik Diakrualkan Rp 5,000,000” harus DIHAPUS atau di writeoff (kadang disebut cleared/washed) dengan jurnal sbb:

[Debit]. Biaya Listrik Diakrualkan = Rp 5,000,000

[Debit]. Biaya Listrik = Rp 500,000

[Kredit]. Utang – PLN = Rp 5,500,000

Dengan dimasukkannya jurnal penghapusan ini maka:

Saldo Biaya Listrik Diakrualkan = 0 (nol)

Timbul Biaya Listrik = Rp 500,000

Timbul Utang – PLN = Rp 5,500,000

“Mengapa timbul biaya listrik Rp 500,000?” mungkin ada yang bertanya seperti itu. Jelas, karena di Desember 2012 anda mengakui biaya listrik hanya sebesar Rp 5,000,000 (menggunakan estimasi), faktanya tagihan yang muncul kan Rp 5,5000,000. Maka sudah benar selisihnya yang Rp 500,000 diakui di Januari 2013.

“Berarti biaya listrik Januari 2013 akan lebih diakui (overstatement) Rp 500,000 dong?” mungkin anda berpikir demikian. Jawabannya: betul. Tapi jangan khawatir, laba rugi 2013 tidak akan understatementoleh karenanya, sebab laba rugi 2012 anda overstatement, sehingga laba ditahan (retained earning) akan benar dengan sendirinya alias self-corrected.

“Tapi laporan keuangan 2012 kan jadi tidak akurat?” Iya, tapi itu sudah konsekwensi, anda dihadapkan pada pilihan antara relevansi (ketepatwaktuan laporan) dengan akurasi. Secara prinsipiil, tindakan ini dibolehkan, toh akan terkoreksi di 2013.

Biaya diakrualkan (accrued expenses) juga bisa terjadi di biaya-biaya lain, sepanjang nominal pengakuan biaya menggunakan nilai estimasi (angka pasti belum diketahui). Upah Buruh dan Biaya Gaji misalnya, terutama bila cut-off date penghitungan upah dan gaji setelah tanggal 30. Contoh: “Upah Buruh” dan “Biaya Gaji” untuk Desember 2012 harus anda akui bulan Desember 2012, betul? Karena cut-off date penghitungan gaji adalah tanggal 31 sore hari, maka pihak HRD baru bisa menyerahkan data upah dan gaji keesokan harinya atau 2 hari setelahnya, berarti anda baru dapat data tanggal 2 Januari 2013, artinya: pengakuan “Upah Buruh” dan “Biaya Gaji” menggunakan nilai estimasi.

Jika anda ada mengakui “Biaya Diakrualkan” seperti yang saya jelaskan di atas, sebaiknya segera kejar angka nominal pastinya, lalu lakukan writeoff, mumpung masih hangat dalam ingatan. Jangan sampai lupa lalu menumpuk. Dengan semikian, maka buku anda jadi benar-benar bersih di awal tahun 2013 ini.

4. Siapkan Laporan Fiskal & Review Pajak

Ya, saya tahu kita masih ada waktu 3 bulan sebelum batas akhir pelaporan SPT tahun fiskal 2012 tiba. Pengalaman saya pribadi (mungkin hanya saya yang merasakan), kesibukan menjalankan aktivitas kerja akuntansi seringkali membuat waktu 3 bulan berlalu begitu saja, tanpa kita sadari ternyata batas pelaporan SPT sudah di depan hidung.

Bagimanapun juga, menurut saya pribadi, tidak ada salahnya jika mulai dipersiapkan dari sekarang. Misalnya:

• Review jadwal penyusutan aktiva tetap, terutama bila laporan komersial dan fiskal menggunakan metode penyusutan yang berbeda.
• Susun laporan keuangan fiskal (jika berbeda dengan laporan komersial), setidaknya mulai review kemungkinan timbulnya koreksi-koreksi (baik yang positive maupun negative), termasuk kemungkinan adanya aset dan liabilitas pajak tangguhan (perlu/tidak?).
• Jika menggunakan konsultan pajak, setup jadwal meeting untuk membahas penyusunan laporan fiskal dan SPT 2012 yang akan dilaporkan di bulan Maret 2013 nanti. Jika memiliki staf bagian pajak internal, mulai berkoordinasi. Siapa tahu ada perkembangan baru—di wilayah perpajakan—yang belum sempat disampaikan (oleh konsultan), termasuk penerapan PTKP yang baru per 2013 ini.

Saya pikir, ini bisa menjadi bahan warming up yang sekaligus memberikan nilai tambah yang lumayan signifikan.

5. Review Tunggakan Pekerjaan

Kesibukan tutup buku yang begitu padat, sering membuat kita terpaksa menunda beberapa pekerjaan, terutama yang masuk kelompok “low – medium priority”.

Mumpung tensi masih tergolong renggang, ini bisa menjadi kesempatan baik untuk mengerjakan hal-hal yang sempat terpending di 2012. Mulai dengan pekerjaan-pekerjaan pending yang tergolong medium priority, terutama yang menyangkut pihak (orang atau departemen) lain, termasuk supplier mungkin.

Sukur-sukur kalau bisa dituntaskan sepenuhnya, sehingga di 2013 ini anda benar-benar menjalankan sesuatu yang baru saja, dan yang paling penting: UTANG komitmen/pekerjaan LUNAS terbayar. Bagus untuk menjaga kredibilitas dan akuntabilitas.

6. Review Dan Rapikan Semua Akun Di System (Software Akuntansi)

Khususnya rekan akuntan dan pegawai accounting yang bekerja di perusahaan. Permintaan pihak manajemen akan data dan laporan yang detail cenderung membuat orang accounting menjadi terpaksa membuat akun-akun yang bersifat menyokong akun utama. Sehingga, sering berjalannya waktu sepanjang tahun, tanpa disadari jumlah akun membengkak. Ini lumrah terjadi di perusahaan-perusahaan kecil dan menengah.

Load pekerjaan akuntansi itu sendiri sudah banyak, ditambahi dengan dengan permintaan-permintaan data yang mendadak (kadang tidak lumrah?) dari pihak manajemen, jadilah akun-akun yang jumlahnya banyak itu berantakan, chaos.

Ingat dengan efek spiral menurun yang pernah saya sampaikan di ditulisan lain? Akun yang tidak rapi menghambat pekerjaan. Jumlah akun banyak yang cenderung detail sering menimbulkan keragu-raguan bahkan kebingungan saat posting (menjurnal). Disamping itu, akun yang tidak teratur juga membuat pencarian suatu data menjadi lama.

Oleh sebab itu, akun perlu direview secara berkala. Awal tahun buku seperti sekarang ini adalah momen yang tepat untuk melakukan itu. Review akun satu-per-satu:

• Perhatikan sistematika susunan kode akun, apakah sudah kronologis—mengikuti urutan penyajian di laporan keuangan atau loncat-locat?
• Periksa deskrispi akun, apakah sudah cukup deskriptif mewakili isi transaksi yang ada di dalamnya? Deskripsi akun yang tepat dan jelas bisa mengurangi keragu-raguan saat posting.
• Pertimbangkan kemanfaatan masing-masing akun, apakah akun ini sungguh-sungguh diperlukan? Apakah akun itu masih diperlukan? Bagimana jika digabung dengan akun lain?
• Terakhir, update akun, sesuai hasil review.

7. Rapikan Arsip

Akuntan tidak bisa hidup tanpa arsip. Bagaimana tidak, data akuntansi sendiri adalah data historis—kejadian ekonomis di masa yang telah lewat. Melakukan validasi transaksi butuh arsip. Membayar vendor perlu arsip. Audit butuh arsip. Laporan fiskal wajib didukung oleh arsip.

Seperti akun, arsip juga cenderung mudah berantakan tanpa kita sadari. Kesibukan menjalankan aktivitas pekerjaan utama selama 2012 kemarin mungkin membuat anda mengabaikan urusan pengarsipan. Nah, sekarang waktu yang pas untuk merapikannya.

Review arsip—fisik dan digital:

• Apakah semua file sudah masuk ke folder yang sesuai?
• Apakah susunan file di dalam folder sudah kronologis sesuai nomor referensi transaksi atau tanggal? Periksa dan rapikan kalau ada yang loncat.
• Apakah semua folder sudah diberik nama/nomor yang sesuai? Apakah folder sudah tersusun sesuai urutan yang biasanya? Periksa dan rapikan.
• Khususnya arsip digital, apakah nama arsip dan folder sudah konsisten menggunakan penamaan atau penomoran yang sesuai? Apakah sudah tersimpan di folder yang sesuai?

Temukan dan hapus/hilangkan file-file yang tidak diperlukan. Jika tidak yakin untuk menghapus (mungkin anda pikir akan perlu dikemudian hari), pindahkan ke folder khusus—supaya tidak mengganggu folder-folder utama.

Lebih jauh mengenai pengarsipan, silahkan baca “cara pengarsipan akuntansi yang efektif”—yang sudah pernah saya bahas sebelumnya.

8. Review dan Buat Kalender Kerja 2013

Tanggal adalah kawan karib akuntan. Seperti telah saya sampaikan di point pertama, intensitas penggunaan tanggal di wilayah akuntansi sangat tinggi. Yang ingin saya tekankan di sini adalah pentingnya memperhatikan kalender baru 2013, untuk membuat perencanaan kerja.

Perhatikan hari libur nasional (tanggal merah), di minggu keberapa terjadi, lalu bandingkan dengan event-event rutin di akuntansi, diantaranya:

• Event tutup buku bulanan;
• Event gajian;
• Event penyetoran dan pelaporan pajak;
• Event penyetoran dan pelaporan jamsostek;
• Salah satu staff sedang hamil dan akan ambil cuti dalam waktu dekat
• Dan lain sebagainya.

Adakah diantara event-event tersebut yang akan jatuh di tanggal merah atau libur nasional? Adakah yang jatuh di libur panjang hari raya?

Jika ada, bagaimana cara anda mengatur pekerjaan agar tanggal-tanggal merah dan libur itu tidak sampai menghambat pekerjaan?

Itu yang saya maksudkan dengan kalender kerja.

Kita akuntan, bukan sekretaris. Tidak punya cukup waktu untuk memperhatikan kalender setiap saat. Tetapi bukan berarti boleh bilang: “wahhh saya nggak tahu ternyata minggu ini ada tanggal merahnya”. Pihak eksternal tidak akan menerima alasan seperti itu. Solusinya, buat kalendar kerja 2013 yang akan anda berlakukan selama satu tahun ke depan. Tidak perlu didetail, cukup tandai event-event penting, buat reminder di komputer (mungkin di outlook express).

9. Buat Rencana dan Target Karir 2013

Bagimanapun juga kita berkarir. Dan karir perlu direncanakan dengan baik. Jangan sampai menghabiskan waktu terlalu banyak sementara tidak ada perkembangan yang signifikan.

Idealnya, karir bertumbuh seiring dengan pengalaman dan skill kerja yang berhasil diakumulasikan. Namun dalam banyak kasus, kondisi ideal tersebut tidak selalu terjadi. Untuk itu perlu evaluasi dan perencanaan ke depan yang jelas.

Tidak perlu berpikir ruet bin njlimet, cukup jawab 3 pertanyaan di bawah ini:

• Apakah semua fungsi dan tugas yang ada di job description sudah dilaksanakan selama 2012 kemarin? Jika ada yang belum, maka di tahun 2013 ini mesti jadi top priority.
• Dari fungsi dan tugas yang sudah terlaksana, seberapa berhasil? Adakah yang tingkat keberhasilannya di bawah standar? Jika ada, apa yang perlu anda lakukan di 2013 agar meningkat?
• Apakah sudah mematuhi prosedur dan kebijakan perusahaan? Adakah prosedur atau kebijakan yang anda langgar selama 2012 kemarin? Jika ada, maka di 2013 ini tidak boleh terjadi lagi. Jika pelanggaran yang anda lakukan didorong oleh suatu sistem atau kebijakan atau pengaturan kerja di departemen anda sendiri, bicarakan dengan atasan atau pihak HRD, cari resolusi bersama.

Jika tidak ada job description atau tidak ada standar ukur, pergunakan pola pikir sederhana ini:

• Tugasku adalah bekerja sebaik-baiknya
• Aku tidak boleh melanggar aturan, prosedur dan kebijakan perusahaan
• Aku harus mencari cara untuk mempercepat, meningkatkan volume dan kualitas hasil kerja

Prosedur dan kebijakan perusahaan mempengaruhi karir anda. Untuk itu review prosedur dan kebijakan perusahaan terkait dengan karir anda, apakah ada perubahan jika dibandingkan tahun 2012? Jika ada, bandingkan dengan rencana karir anda, sesuikan dan revisi.

Khusus target karir, tidak usah yang muluk-muluk. Target hal-hal yang sederhana namun memberi nilai tambah yang nyata.

10. Konsolidasi Diri dan Team

Sembilan hal yang telah dibahas di atas, saya pikir, sudah merupakan bekal yang cukup untuk memasuki 2013. Mudah-mudahan. Melakukan kesembilan atau sekurang-kuragnya 7 diantaranya, mestinya anda sudah tahu apa yang perlu dan tidak perlu dilakukan di 2013, sehubungan dengan aktivitas kita di wilayah akuntansi dan keuangan.

Kondoslidasikan diri. Jika punya team, konsolidasikan team. Siapkan mental untuk mencetak prestasi-prestasi di 2013. Siapkan mental untuk mengambil peluang promosi jabatan. Dan sadari bahwa jika anda tidak siap, sudah pasti ada orang yang lebih siap.